excel数据整理与保护技巧

推荐指数: 点击:811   文字大小: 加入收藏夹

技巧1：CTRL+E，截取与填充有妙招

还在为究竟使用哪个函数来对文本进行截取而发愁？身份证号？电话号码？家庭地址？一个快捷操作，截取、填充同时搞定。

操作步骤：在数据源当中的第一行，输入：出生年月日，然后选中整列区域，按键盘CTRL+E，完成快速填充。也可以在第一行右下角单元格处，双击十字句柄，点击右下角的填充选项，选择【快速填充】。

CTRE+E，快速截取和填充

技巧2：分列一下，日期数据规范起来

在表格中，我们经常会发现这样的情况：同一维度的信息，数据格式却千奇百怪，比如日期，有的写2017年5月1日，有的写20170501，有的写201.05.01，等等。虽然表达同一意思，但数据类型却完全不一样，分析起来就频频出现错误。面对大量格式不准确的日期，分列一下，马上规范起来。

使用分列，不只是可以规范日期格式呀

操作步骤：选中数据源，在【数据】选项卡下找到【分列】，按照分隔符号，下一步到设置数据类型为日期，点击完成

数据分列

技巧3：数据管理的小闹钟：条件格式

在工作中，我们经常需要对数据进行格式标识，以期更加直观地显示数据，比如员工工资的数额高低、培训成绩的分布、工作进度的控制、异常数据的监测等。没错，这个功能就是条件格式，它就像管理数据的小闹钟，让你更加直观清晰地看清数据，提示你进行相关的工作或发现数据的规律。

操作步骤：选中数据单元格，点击【开始】选项卡--【条件格式】--【数据条】，让单元格直接嵌上了类似于“柱状图”的效果。

数据格式

除了数据条，这个功能还有很多种显示方式，见下图

条件格式

技巧4：数据录入的加速器：数据有效性

在工作中，我们经常会碰到这样的工作场景：发给各个部门填写的表格，回收回来却发现，要么数据格式不统一，要么填写不一致。比如性别，有的会填男，有的会填男性，还有诸如出生日期等信息，填写起来五花八门。

如何从源头解决这个问题呢？数据有效性就是解决这个问题的有效办法。今天教大家数据有效性的高阶应用，双重数据有效性，比如限定省份下选择该省份包括的城市。

步骤1：选中需要设置条件格式的单元格区域，点击【数据】选项卡--【数据验证】--设置允许为：【序列】--选定数据来源为【A1：H1】即可为Excel单元格设置下拉的效果，即数据有效性。

数据有效性1

步骤2：如果要根据已经选定的省份，关联选择对应的城市，则需要为单元格进行【二级联动式数据有效性的设置】
 

【1】选择省市区域的数据源单元格区域，点击【公式】选项卡--【定义的名称】--【根据所选内容创建】--【首行】

数据有效性2

步骤3：【2】选中K列黄色区域，点击【数据选项卡】--【数据验证】--设置允许为：【序列】--来源为：=Indirect（$J2）
 

数据有效性3

详细请阅读：电脑常用技巧 ，电脑小技巧 ，电脑技巧， 电脑应用技巧， 电脑使用技巧，电脑技术，网络技术，电脑技巧,电脑知识,电脑组装,电脑维修,DIY,HUGESKY,CMS

责任编辑: webmaster >>> 百度上搜索  谷歌上搜索

点击复制本连接 （http://www.hugesky.com/showarticle.php?id=6341）