excel数据整理与保护技巧
还在为究竟使用哪个函数来对文本进行截取而发愁?身份证号?电话号码?家庭地址?一个快捷操作,截取、填充同时搞定。
操作步骤:在数据源当中的第一行,输入:出生年月日,然后选中整列区域,按键盘CTRL+E,完成快速填充。也可以在第一行右下角单元格处,双击十字句柄,点击右下角的填充选项,选择【快速填充】。
CTRE+E,快速截取和填充
技巧2:分列一下,日期数据规范起来
在表格中,我们经常会发现这样的情况:同一维度的信息,数据格式却千奇百怪,比如日期,有的写2017年5月1日,有的写20170501,有的写201.05.01,等等。虽然表达同一意思,但数据类型却完全不一样,分析起来就频频出现错误。面对大量格式不准确的日期,分列一下,马上规范起来。
使用分列,不只是可以规范日期格式呀
数据分列
技巧3:数据管理的小闹钟:条件格式
在工作中,我们经常需要对数据进行格式标识,以期更加直观地显示数据,比如员工工资的数额高低、培训成绩的分布、工作进度的控制、异常数据的监测等。没错,这个功能就是条件格式,它就像管理数据的小闹钟,让你更加直观清晰地看清数据,提示你进行相关的工作或发现数据的规律。
操作步骤:选中数据单元格,点击【开始】选项卡--【条件格式】--【数据条】,让单元格直接嵌上了类似于“柱状图”的效果。
数据格式
除了数据条,这个功能还有很多种显示方式,见下图
条件格式
技巧4:数据录入的加速器:数据有效性
在工作中,我们经常会碰到这样的工作场景:发给各个部门填写的表格,回收回来却发现,要么数据格式不统一,要么填写不一致。比如性别,有的会填男,有的会填男性,还有诸如出生日期等信息,填写起来五花八门。
如何从源头解决这个问题呢?数据有效性就是解决这个问题的有效办法。今天教大家数据有效性的高阶应用,双重数据有效性,比如限定省份下选择该省份包括的城市。
步骤1:选中需要设置条件格式的单元格区域,点击【数据】选项卡--【数据验证】--设置允许为:【序列】--选定数据来源为【A1:H1】即可为Excel单元格设置下拉的效果,即数据有效性。
数据有效性1
步骤2:如果要根据已经选定的省份,关联选择对应的城市,则需要为单元格进行【二级联动式数据有效性的设置】
【1】选择省市区域的数据源单元格区域,点击【公式】选项卡--【定义的名称】--【根据所选内容创建】--【首行】
数据有效性2
步骤3:【2】选中K列黄色区域,点击【数据选项卡】--【数据验证】--设置允许为:【序列】--来源为:=Indirect($J2)
数据有效性3
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