财务软件的使用技巧

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在财务软件使用过程中，恰当地运用软件系统提供的功能，可成倍地提高工作效率。 

一、建帐中的技巧 

　　一般的财务软件的建账工作比较繁复，首先就要求用户必须率先规划好科目代码体系，一旦完成建账，快捷科目就不能随便修改了。此外，建账后，期初余额也是不能修改的。这对初次使用软件的财务人员来说，是一个很大的障碍。
　　但是，在雨佳会计中，这一切都变得非常的简单。 

1．科目代码的设置
　　在雨佳会计中，无需在建账时，就一定要规划一个非常完整的科目代码体系；建账时，用户只需大致规划一下或者直接套用相近行业的科目代码体系就可以了,在使用中再逐步修改和完善。
这是因为雨佳会计允许用户随时修改科目代码甚至修改科目体系，
　　用户可以在任何时候修改会计科目代码，既不会影响用户的会计账簿数据，也不会影响会计报表的数据。甚至修改科目代码体系，也不会对用户的账表有任何影响。
　　因此，使用雨佳会计，再也不需要像其它财务软件，一定要在建账前，仔细规划会计科目的设置体系。
　　此外，在设置会计科目时，也可以从外部文件中读入会计科目。如果是文本文件，只要求所有的列的排列顺序与雨佳会计中的“会计科目”列表中的列的顺序一致就可以了。如果国标格式的XML文档，则可以直接使用。此外，雨佳会计还可以从部分财务软件的数据库中读入会计科目。
　 

2．初始数据输入
　　在输入期初余额时，系统会自动计算上级科目的汇总以及所有科目的汇总，用户可以随时检查期初余额是否平衡。
在输入余额数据时，可以直接输入算术公式，比如：3+2*4等。
可以用复制粘贴的方法，将科目余额从电子表格中粘贴到期初余额表中。可以一个一个粘贴，也可以选择多条记录粘贴。
　　如果一个科目余额数据输入错位了，用户只需使用鼠标轻轻一拖，即可将错误的余额数据拖动到正确的位置，
　　当然，雨佳会计也提供导入余额的功能，可以从文本文件(TXT,CSV)、XML文档（国标格式）、MDE或MDB（Acces数据库）中导入科目余额数据。
此外，雨佳会计允许用户在建账后的第一个月修改期初余额，因此用户也可以一边处理凭证，一边输入期初余额。
　 

二．凭证中的技巧 

1．摘要输入
　　一般来说，凭证中的摘要多为中文，对于一般打字较慢的用户，可借助于“常用摘要”的帮助来方便地进行操作。
　　在“常用摘要”中，用户可以使用替换符号“[]”来表示要替换内容。例如，将常用摘要内容设置为“[]报销差旅费”，则在使用这条常用摘要时，系统自动使用凭证中当前的摘要内容替换“[]”。如果用于已经在凭证处理中的当前摘要中输入了人名“张三”，在使用“[]报销差旅费”之后，输入到凭证中的摘要内容就为：“张三报销差旅费”。
　　更进一步，用户还可以在常用摘要中使用“[日期]”、“[年份]”、“[月份]”等高级替换功能。
　　“[日期]”表示使用当前凭证的日期；
　　“[年份]”表示使用当前凭证的年份；
　　“[月份]”表示使用当前凭证的月份；
　　例如“[日期]报销差旅费”，在使用时，系统自动使用当前凭证的日期替换“[日期]”，这样出来的摘要内容就为“××××年××月××日报销差旅费”。如果将此摘要进一步改为“[日期][]等报销差旅费”，在使用该条常用摘要之前，先在凭证的摘要单元格中输入报销人员的姓名，则使用后的摘要内容就为“××××年××月××日××××等报销差旅费”。
　　又如 “[年份][月份]报销水电费”，在使用时，系统自动使用当前凭证日期的年份替换“[年份]”，使用当前凭证日期的月份替换“[月份]”，这样出来的摘要就是“××××年××月报销水电费”。
当然，用户在日常使用中，还可以进一步扩展常用摘要的功能，比如，将常用的人员、单位名称甚至业务名称等等都设置在常用摘要中，这样，大部分时候，用户只需点几次鼠标键，就可完成摘要的输入。
　　在设置常用摘要的“[]”符号时，一定要注意使用英文（半角）字符，不能使用汉字字符。
如果，要输入的摘要内容在前面的凭证分录中已经输入了，可以使用复制、粘贴的功能，将前面的摘要内容复制到新的凭证分录上来，不用再重复输入了。当然，更简便的方法是使用拖放功能，将以前输入的摘要内容拖到新分录的摘要单元格上。
　 

2．科目代码输入
　　在雨佳会计中的凭证处理中，可以在会计科目单元格中直接输入会计科目的名称、科目代码或者简码。
　　会计科目简码是用户在设置会计科目时，系统根据会计科目名称的拼音首字母自动生成的，可能会有重复。在有重复的情况下，系统自动使用第一个简码。因此，建议使用简码输入的用户，要仔细检查并纠正简码中的重码，以便能方便地使用。
此外，用户也可以在科目表中选择输入会计科目。选择输入虽然不够快捷，但比较直观。因此，大多数的时候，也是一种比较常用的方法。
　　如果用户需要输入重复的会计科目，可以像拖拉摘要一样，将以前输入过的会计科目拖到新的分类上就可以了。 

3．金额输入
　　在大多数情况下，用户都是自己直接金额数值。其实，雨佳会计对金额的操作，还是提供了很多辅助功能的。
　　首先，可以使用计算器输入。单击金额前的按钮，在弹出的计算器中，点击要输入的数字后，单击“=”即可完成输入。
　　此外，雨佳会计允许用户在金额单元格中直接输入算术公式，这可以省去用户事先计算好结果后在输入到凭证中的麻烦。比如，可以输入：3+2，或者更复杂的公式：(3*5)+(18-4)/2等。
需要注意的是，加*、减-、乘*、除/、括弧()，都必须使用英文（半角）字符，不能使用汉字字符。
　　此外，用户还可以对金额数据进行拖放操作。当你将金额输错了位置时，这个功能就很方便了。将鼠标放在金额单元格的前面，待鼠标出现拖动提示时，按下鼠标左键不放，移动到目的单元格上释放鼠标左键，就可以将金额拖动到正确的位置。
　　虽然，雨佳会计在凭证处理中，也提供了自动找平的功能，不过对于只有一借一贷的情况下，使用拖放功能来找平（拖动对方科目金额）也许会更方便一些。 

4．编制会计分录
①会计分录尽可能细
　　记帐凭证是帐务处理的原始资料，所有帐簿都是根据记帐凭证的分录来登记的，分录越详细，帐簿也越详细。日后查帐也就更方便。
　　有的会计员喜欢将多张原始单据合并后在处理分录，认为这种方法简洁（处理的凭证张数少，凭证分录也少）。其实这是一种手工记帐遗留下来的一种不好的习惯。因为原始单据上的数据合并后，一旦出现错误，就很难查找了。而且，在合并数据（计算合计）时，也可能出错。
　　直接将每一笔原始单据记录做成凭证分录，不仅日后查账简便（无需翻阅原始单据），而且，也省去了事前对原始单据进行合计的多余工作量。
　　有的会计人员觉得重复输入相同的摘要和科目是一种累赘，但是在雨佳会计中，使用拖放操作，可以很简单地完成摘要和科目的重复输入。
②冲减收入或费用应使用负数(红字) 
　　在处理收入和费用类科目的记帐凭证时，对于冲减收入或费用的情形，应用负数（红字）金额来处理，其金额方向与该类科目的余额相同，收入类为贷方，费用类为借方。
　　从科目余额的角度来说，使用反方向的正数与同方向的负数，其余额都是相同的。但对于借方或贷方的发生额来说，实际意义就不同了。以费用为例，如果用反方向的正数来处理冲销的费用，则费用科目的贷方发生额始终包含有原来未被冲销的那一部分；这样费用科目的本月贷方发生额和累计发生额就没有任何意义了。此外，这种做法也导致在会计报表或其它功能中，难于直接获取科目的实际发生额。
　 

5、生成冲销凭证
　　在日常的会计业务中，时常会遇到对以前所作的凭证进行冲销处理。当然，冲销的原因是多方面的，可能是因为纠正错误，也可能是业务需要。总之，无论何种原因，当需要制作冲销凭证时，都可以使用雨佳会计中的“生成冲销凭证”的功能。
　　生成冲销凭证的方法很简单，用户打开原来的记帐凭证后，单击工具栏上的“新增”按钮后的下拉按钮，选择“生成冲销凭证”后，系统自动根据当前的凭证内容，创建一张新冲销凭证。凭证中的所有内容，都与原凭证内容一样，只是金额被反向了，正数变成了负数，负数变成了正数。 

6、凭证模版的使用
　　凭证模版用于简化创建类似凭证的工作。凭证模版既可以用于月末结转损益类科目的凭证处理工作，也可以用于日常凭证处理。
用户可以在凭证模版中，直接生成记帐凭证，也可以在凭证处理中，调用凭证模版。
对于有计算公式的凭证模版，比如收入费用等的月末结转处理，用户需要事先设置其每个分录的计算公式，然后才能正常使用。
当然，用户也可以不设置计算公式，仅设置凭证模版中的借贷分录的摘要、科目等，在使用凭证模版生成凭证后，再填写金额。
7、凭证改错技巧
　　当发现错帐时，如果是当月的记帐凭证，则可直接修改。如果是以前月份的凭证，则只能使用冲销凭证的方式，先制作一张冲销凭证，然后再重新填制正确的记帐凭证。
当然，雨佳会计也提供反结帐功能，用户可使用反结帐的方法，将当前的会计期间返回到以前，在更正了错误凭证之后，再结帐回到当前会计期间。
　 

四．查看帐技巧
　　每月凭证处理完之后，打开科目余额表，使用科目分类，浏览一下各分类的期初、借方、贷方和余额，就可大致掌握本月的业务处理情况，
　　如果对某个科目分类的数据有疑问，再展开该分类，具体检查每一个总账会计科目的数据。如果对总账科目的数据还有疑问，再进一步检查其下级科目的数据。
如果，某一笔业务，不清楚实际处理到哪个会计科目上，例如经营费用（二级科目是按部门设置的、三级科目是按小组设置），我们可以打开经营费用科目的总分类帐，然后逐一展开检查每次汇总下的明细记录。当然，也可以使用查找功能，输入查找关键字，在经营费用的总分类帐中进行检索。雨佳会计在分类帐中所提供的查找功能是模糊查找，可以输入任何内容（无论是摘要中的内容，还是金额数值）。
　　雨佳会计的分类帐，既符合规范的会计制度，又根据会计业务逻辑进行更深层次地发展，上级科目的分类帐中的凭证记录包含所有下级科目的凭证记录。所以，在查找业务数据时，既可以从最低级的明细科目开始往上查，也可以从最高级的总账科目往下查。不过，我们一般建议用户从最高级的总账科目往下查比较方便。
　 

五、如何进行月末结转
　　一般来说，企业的会计业务都需要在月末对损益类科目进行结转，使损益类科目的余额为0。
在雨佳会计中，没有单独的处理损益类科目的月末结转功能，而是使用凭证模版来进行这个工作。
用户在凭证模版中，设置好各损益科目的结转凭证模版之后，可以在凭证模版处理功能中，直接生成记帐凭证，也可以在凭证处理中调用凭证模版来完成月末结转。
　　在设置损益类科目的结转取数公式时，我们建议使用读取余额的方法，而不是读取发生额的方法。使用读取余额方法的好处在于，再次使用已经结转后的凭证模版，将不会又任何结果，这样自然防止了用户执行多次结转的错误。此外，如果用户在结转之后，又对凭证进行了修改或输入，再次使用月末结转凭证模版，将只处理新增的那部分金额数据，而不是本月累计的全部金额数据。
举例来说，所有的损益类科目的结转，都可以设置结转金额取数公式为：-zb(<科目>,<本期>,<本期余额>)。
　　公式中，<科目>表示读取当前分类的下的所有明细（无需用户设置每一个明细了）；<本期余额>表示读取指定科目本期的余额数据；
另外，还需要说明的是，对于损益类科目，其余额的方向为贷方，因此，其取数公式必须在前面加一符号，否则取出来的数据为负数。
　　系统在读取科目余额数据时，是不管科目实际的余额借贷方向的（因为科目余额的借贷方向可随时调整）。因此，平时发生额在贷方的科目，所取出来的余额数据总是负数。
　　如果要检查损益类科目是否都结转完毕，可以打开科目余额表，直接查看“损益”分类的余额

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